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信用管理制度

发布时间:2020-06-18  作者:

江苏恩达通用设备有限公司 文件编号 ED-ZD-001
信用管理制度 版本编号 A/0
页码 共20页,第1页
 
1. 目的
企业信用管理是指通过制定信用管理政策,指导和协调内部各部门的业务活动,对客户信信息进行收集和评估,对信用额度的授予、债权保障、应收账款回收等各交易环节进行全面监督,以保障应收账款安全和及时回收的管理活动,以及加强企业自身履约管理,履行社会责任,树立企业良好形象的管理活动。为了规范和优化企业信用行为,增强企业防范风险能力和提升市场竞争力,根据国家有关法律法规的规定,结合本公司的实际情况,特制定本制度。
2.适用范
公司全体人员
3.职责
3.1公司管理部(信用管理部主管)负责制定本制度;
3.2各职能部门部长(信用管理部工作人员)严格按照本制度要求执行。
4.内容
4.1信用管理方针和目标
4.1.1 公司信用管理方针由公司最高领导者制定井颁布实施,其内容如下:
从源头到消费者的各个环节进行质量诚信的严格管控,提升顾客满意、保护环境和维护员工安全与健康,形成和谐自然科学发展的企业氛围和环境。以加强企业经营安全为核心,守法遵章为准绳,社会道德为基础,以“预防不良为原则,质量维系生命线,顾客满意求信誉,不懈努力零缺陷”为基本方针,加强企业内部自律,实现本企业与客户之间的信用管理目标。
 4.1.2信用管理目标:顾客满意度达到 95 %以上,原材料合格入库率100%,产品生产一次合格率达到98% ,产品出厂合格率100%。
 
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4.1.3 环境目标:预防为主,严格控制环境污染;遵守法规,持续优化生产环境;环境污染事故为“零”;环保隐患整改率 100 % ,综合利用经济效益占15.8 % 。 4.1.4职业健康安全管理目标:不发生重大责任事故,不发生火灾爆炸事故;轻伤事故率发生率≤3‰;安全隐患整改率100 % ;作业环境职业卫生监测达标率100% 。
4.1.5经营守信管理目标:诚信经营,守法竞争;诚信合同履行率达到100%。
4.1.6方针和目标的落实:在制定完公司信用管理方针和目标后,公司总经理等高层领导明确对信用管理的方针和目标作出分解落实,分工合作,各负其责,使公司信用管理建设在领导层的推动下得到了组织保障,得以顺利有效的推行。
4.2 信用管理岗位任制度
公司设立信用管理部,公司总经理为信用管理部门直接领导,公司副总为信用管理部主管,各职能部门负责人兼任信用管理机构成员,负责客户资信、信用档案、客户授信,商账管理的调查与信息汇总工作。信用管理部与信用管理相协调部门配合信用管理工作的开展,其中有经营部、采购部、质量部、财务部等。相关职能部门配合开展的工作责任要求如下:
4.2.1信用管理部职能:
1)组织宜传、贯彻合同法律法规条例,培训信用管理人员和业务人员,依法保护本企业的合法权益;
2)制定、修订本公司信用政策、信用管理制度、办法,组织实施信用管理工作的考核;
3)对客户进行资信调查,建立客户信用档案,并进行动态化管理;
4)客户授信管理:进行客户信用审批,跟踪客户.定期对客户的信用状况统计分析;
 
 
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5)应收账款管理:控制应收账款平均持有水平,日常监督应收账款的账龄.随时将潜在的不良账款进行技术处理,防范逾期应收账款的发生;
6)商账处理:建立标准的催账程序和一支工作高效的追账队伍,及时制定对逾期应收账款处理的方案,并组织有效的追账。
4.2.2法定代表人的主要职责
1)加强信用管理工作,支持信用管理部开展工作,解决信用管理工作中的重大问题;
2)授权委托合同承办人员对外签订合同;
3)对本公司合同承办人员进行考核、奖惩;
4)定期了解合同的签云订、履行情况。
4.2.3信用管理部主管的主要职责:
1)组织合同法律法规的宣传、培训,组织信用管理研讨会、案例评析会;
2)制定、修订本公司信用政策、信用管理制度、办法,组织实施信用管理工作的考核;
3)统一办理授权委托书,严格管理本公司合同专用章的使用; 
4)制止公司或个人利用合同进行违法活动;
5)日常监督分析应收账款的账龄,防范逾期应收账款的发生;
6)建立标准的催账程序;
7)协调与供销、财务、技术等部门的关系。
4.2.4信用管理员的主要职责:
1)协助合同承办人员依法签订合同,参与重大合同的谈判与签订;
2)审查合问,防止不完善或不合法的合同出现,保管好合同专用章;
 3) 检查合同的履行情况,协助合同承办人员处理合同执行中的问题和纠纷;
4)登记合同台账,做好合同统计、归档工作,汇总合同签订、履行以及合同纠纷处理情况。
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4.2.5经营部的主要职责
1)市场信息调研与分析,应依据客户的不同性质、便于管理的要求,按照时间、规模、类型、或重要程度、信用等级等方法,对所有客户进行细分;
2)组织落实本公司产品销售和服务工作,确保为顾客提供满意的服务;
3) 组织对顾客满意度调查,及时了解顾客对产品、服务质量的需求和期望,反馈、沟通顾客信息,真正反映公司经营情况;
4)顾客产品要求确定、评审、沟通及销售合同管理;
5)负责客户回访、沟通交流、受诉受理、投诉处理,确保客户满意,并保持记录;
6)负责建立客户档案记录与管理。
 4.2.6采购部
1)贯彻本公司质量诚信方针和目标,负责选择和建立可靠稳定的质量诚信供应商;
2)负责对供应商质量诚信考核与评定,做好原料采购质量诚信管理,对顾客提供的财产进行控制管理;
3)确保原材料到货的及时与质量的一次合格,达到质量诚信供应;
4)负责对供方产品的验证、追溯及不合格的控制与处理。
4.2.7质量部
质量部对所生产出来的产品进行质量检测,对各个工艺进行完善,负责对发出去的每一批进行全面检查。
4.2.8财务部
 1)监督协助相关部门在拟订合问时,选择与该笔业务内容相近的合同示范文本.井对合同的条款必须进行逐字、逐词、逐句仔细斟的;
 
 
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2) 监督确保合同在签约前经过必经的审查和批准程序。重大与特殊合同(重大合同与特殊合同的标准由企业在信用政策中根据地区、行业和企业具体情况加以明确界定)的审批一般需要对合同的可行性、双方履约能力及潜在风险和客户资信状况等进行前期严格调查,并交由该合同所涉及的相关部门进行会议讨论评审会签;
3) 监督确保所有与该合同有关的文件材料,包括合同原件、客户资信材料、信用记录、授信审批材料,以及有签收记录的提送货单、发票、往来信函、传真复印件和各种相关凭证都需要保存,尤其是日头合同的相关文件更需要妥善保管;
4)做好合同自身履行管理和合同对方履行管理;
5)对产生的应收账款及其债务人进行监控、统计、分析和催收管理,日常应收账款管理和逾期应收账款的管理;
6)做好日常应收账款管理和逾期应收账款的管理工作;
7)做好处置、应收账款融资和票据管理的统计与监控工作。
 
4.3信用档案管理制度
4.3.1总则
客户信用档案是用于识别客户身份,反映客户经济状况、履约能力、商业信誉等信用状况的数据和资料形成的档案,形成信用档案库,既能方便信用管理人
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员对企业内部相关部门提供客户信用信息和决策支持方面的服务,也能提供足够的信息以有效支持信用管理部做好客户评价工作,因此,本公司特制定本制度。4.3.2 建立完整的合同档案,档案资料包括以下内容:
1.客户基础资料,即有关客户最基本的原始资料,包括但不限于客户的名称、地址、电话、所有者、股东、经营管理者、法人代表等,与本公司交往的时间,业务种类。
2.客户的特征,主要包括客户的企业性质等。
3.客户的经营状况,主要包括客户产品的销售范围,产品结构,生产状况,年销售额、市场占有率、负债率、上年利润等。
4.客户公司的市场形象,最新财务报表,客户银行资信证明。
5.客户与本公司发生业务时,采购我司产品量及产品的销售金额(每月),资金的回笼状况以及合同的执行情况。
6.客户信用调查评定表、供方调查评价表。
4.3.3档案管理要求
1.客户的基础信息资料由负责各产品的销售员进行收集整理,报信用管理部规范保存。
2.保管方式:每份档案须保留纸质文件和电子档。
3.每份档案需设置一套唯一识别码,作为客户信用档案最基本的检索系统,编码可以是客户的组织机构代码。
4.档案管理人员需为客户信用档案库设置一个档案流水号,流水号的设计可以参照初次与客户交易的时间次序对客户进行排序,此流水号的设计.主要是为 了了解客户的“新老”程度,有助于统计客户的多少和历年开发客户的数量。
5.客户的信息资料为公司的主要档案,所有经管人员需集中妥慎保管。
 
 
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6.保管年限:一般客户的信用档案保管年限参照公司其他档案保管年限来设定,客户信用记录中的“负面记录”部分或可能“作为证据”的文件或文档保存 10 年。
4.3.4信用档案的更新
1.客户信用信息要及时更新,需要更新的内容主要包括财务数据、公共记录、经过处理的数据、信用评分、来自营销或财务人员的评语等。
2.客户的信息资料应根据销售员与相关客户的交往中所了解的情况,随时汇总整理后交专人定期予以更新或补充。营销部按月度汇总客户信息的追踪情况,并于每月的 28 日前将当月客户信息的追踪情况提交给信用管理部,作为信用管理小组对相关部门考核的依据之一。
3.定期整理客户信用档案,不论是电子版档案还是纸质档案,资料太过陈旧或有新的资料替代,旧资料可以被删除或销毁;从客户信用档案中可以被删除的内容包括:经核实确认是错误的地方、没有实际内容的多余文字、经严格审查程序和特殊批准删除的内容、部分过期了的数据资料。
4.若客户己经破产、消失、长期不往来交易等特殊情况,对应的客户档案可以被撤出,但不销毁。
4.3.5信用档案的使用
1.信用档案按国家档案局颁发的《工业企业档案分类规则》进行分类、整理。
2.不同类别、不同载体的档案要分库、专柜(架)保管,库房内外环境要卫生并有防盗、防火、防光、防潮、防尘、防污染和防虫害的安全措施,档案排架方法要科学和便于查找。
3.每年进行一次库藏档案的清理核对工作,做到账、物相符。对破损或载体变质的档案要及时修补和复制。
4.每年做一次档案管理基本情况、档案数量、档案利用及其效果的统计工作.统计结果报信用管理部负责人。
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4.3.6档案的鉴定与销毁
1.本公司企业档案的鉴定和销毁,是根据本公司企业档案保管期限表进行的。本公司企业档案的保管期限分永久、长期和短期三种。档案管理员按有关规定提出对己满保管期的档案进行重新鉴定其保存价值,把失去保存价道的档案剔出销毁的具体计划、实施办法。
2.由公司分管领导组织有关专业人员和档案管理人员组成的鉴定工作小组对档案进行直接鉴定。每次鉴定要编制鉴定报告,由小组负责人签字。
3.档案部门根据鉴定意见对决定销毁的档案编制销毁清册,报请公司领导和主管机关批准后,从案卷目录中注销另行保管一至二年后实施销毁。有关专业部门派人监销,监销后在销毁清册上签字。
4.应销毁的档案中如有规定不得销毁的材料如:会计档案内的未了结的债权债务的原始凭证;涉外的会计凭证;产权购买转让契约;处理政策性遗留问题的支付凭证等或仍有保存价值的其它材料,必须从中抽出,重组保管单位继续保存。
 5.公司信用档案管理要运用现代化的管理手段和方法,尽量采用先进技术设备,逐步实现档案管理的科学化、现代化。编制多种档案检索工具,编撰档案文件汇编和各种参考资料,积极主动地开展档案利用工作,为企业各项工作服务,并经常进行利用效果分析,掌握利用规律
4.3.7开发利用公司信用档案必须严格执行保密制度。
4.4客户资信管理制度
4.4.1 信用管理部门依据客户的不同性质、便于管理的要求,按照企业状况、经营状况、商誉状况、信用历史等诸多方面制定等级评定标准及细则,对客户进行细分、评估界定,具体可分为低风险客户、一般风险客户、高风险客户等类型。
4.4.2 根据企业其体情况,可直接向客户索取有关资料、主管部门了解、工商部门查询、政府部门银行部门查询、公开资料查询、或委托第三方专业机构调查等。 4.4.3企业资信评价指标体系一般由财务指标和非财务指标两方面构成,主要包
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括反映企业基本素质(人力资源、治理结构、内控机制、技术含量等)、财务结构、偿债能力、经营能力、经营效益、发展前景等方面的指标,综合反映企业的资金实力、信用记录、偿还债务的真实能力和主观意愿等。
4.4.4 做好资信调查工作,必须做到:真实性、综合性、前瞻性、机密性和合作性。
4.4.5 资信评估方法:
1)由销售员与客户共同完成的客户调查表,如客户企业基本情况,经营状况,组织结构和财务报表等;由销售员独立完成的定期回访报告,除了规定要反映的客户评价,客户疑问外,其他情况可以自由记述;由销售员和资信管理者共同完成的客户印象表,是反映定期回访结果的另一种方式。资信管理者会对客户做实地访问,在访问中核对销售员是否恰当,如实地反映了客户的印象。
2)财务方面。从财务获得信息要比从销售获得信息更容易,更客观,关键是要利用客户的销售和汇款记录获得更多,更直接的分析信息,包括:账龄分析、比率分析、交易盈利分析、资金成本占用分析、交易额分析、回款趋势分析、赊销额度利用情况分析和信用期限利用情况分析等。
 3)信用方面。从多角度的信用信息到信用等级的评估.需要一种模型。它将所有的客户信息归纳为几个方而,比如:经营能力,财务能力,交易过往记录等,每方面再分几十个细项,各细项分别设置权重分。最后,通过对每一细项打分.从量化和非量化的客户信息中得出客户等级(客户风险评分),从而适用相应的信用政策。
4.5 客户授信额度管理制度
4.5.1授信遵循的原则
1)应根据客户所在地区的经济发展水平、客户的经营管理水平、资产负债比例情倪、偿债能力等因素,确定不同的授信额度。
2)根据客户的具体情况及时调整对客户的授信额度。
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3)在确定的授信额度内,根据客户的实际资金需求、还款能力,以及合作银行的信贷政策和提供贷款能力,具体确定每种信贷业务的额度。
4)授信是公司对客户能力的内部认定,可以不向客户公开,不作为向客户作出的法律承诺,不必与客户签订协议等。
4.5.2 授信额度
1)核定客户授信额度的前提是测算客户的授信控制量。授信控制量主要依据客户偿债能力来测算。
2)授信额度的核定包括最高授信额度及其项目下的单项信用品种授信额度的核定。各单项信用品种授信额度之和不得超过该客户授信总额度。
3)核定客户授信额度,要依据客户经营情况合理需求及其承担风险的能力和信用社承担风险的能力审慎确定。
4)授信操作程序一般分为受理、信用评级、提出授信额度建议、额度审批、额度使用及后续管理等六个环节。
4.5.3 授信风险管理
授信客户在授信期间内发生下列重大事项之一、经营部和技术部要跟据对客户重新评价的结果,调整或取消授信额度:
1) 授信客户所在地区发生或潜伏重大金融风险;
2)授信客户发生重大经营困难和风险;
3)市场发生重大变化;
4)货币政策发生重大调整;
5)兼并、收购、分立、合并、破产、股份制改造、资产重组、终止等重大体制变革 ;
6)总投资超过客户前三年税后利润之和的重大建设项目;
7)标的额达到净资产的30%的重大法律诉讼:
8)对外担保额达到净资产的30%的重大对外担保;
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9)重大人事调整;
10)重大事故和大额赔偿等重大事项;
11)其他应调整授信额度的情况。授信客户出现贷款逾期、欠息或造成公司被迫垫款的情况,公司要限令其在15日内改正,逾期不改正的,要立即取消授信额度。
4.5.4客户授信操作程序
n 填写 《 客户信用等级评定表 》 。
n 填写客户授信额度申请表。
n 营销人员将相关申请材料提交营销主管审核。
n 营销主管根据客户授信标准审核提交材料,标准签字确认后提交信用管理部审核,通过审核由信用管理部存档管理。
4.5.5授信额度的变更
(l)新开发客户建档时,不给予授信额度。
(2)客户调减授信额度:客户付款记录不良:客户拖欠账款超过合同规定期限一个月;或者发生三次以上拖欠货款现象;或者经常发生退票现象。
4.6合同信用管理制度
4.6.1总则  
1)为加强合同管理,减少失误,提高经济效益,根据国家《合同法》及其他有关法规的规定,结合公司的实际情况,制订本制度。
2)公司各部门对外签订的各类合同一律适用此制度。
3)合同管理是企业管理的一项重要内容,搞好合同管理.对于公司经济活动的开展和经济利益的取得,都有积极的意义。全体人员必须严格遵守、切实执行本制度,各有关部门必须互相配合,共同努力,搞好公司以“守合同、重信誉”为核心的合同管理工作。
 
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4.6.2公司资料室管理员兼任合同信用管理工作人员,1人负责采购合同方面的资料管理,1人负责销售合同方面的资料管理。
4.6.3合同签订前,企业信用管理部门等相关部门对合同签订前的各类合同进行了分类履约评估工作,通过评估目前的实际状态,分析存在的问题,提出下一步改进行动。
4.6.4 合同履行中,针对合同签订前的合同风险评估表建立相应的合同履行跟踪表对合同履约情况进行跟踪,监督合同履行情况,合同履行后对履行情况进行评估。
1)首先建立了合同粗行管理责任制。合同签定生效后,由企业信用管理部门或生产部、采购部、质量部、技术部等对合同的任务进行分解,落实到有关部门和责任人井分阶段对任务落实倩况进行考核,确保合同的履行。
2)其次建立检查监督机制,即由企业负责人牵头,一是检查监督本企业对合同的执行情况,保证自身合同履行信用;二是做好即将到期合同款项的早期催收提示。
 3)再次建立了台账机制.对本企业的全部合同分类登记,及时记载合同订立和履行情况,以便随时掌握合同订立履行存在的问题,并向该合同涉及的企业有关部门进行信息反馈;另外建立了客户履约动态跟踪机制,与客户的信用监控有机结合起来,动态关注可能影响这客户履行的情况,出现问题及采取对策进行处理,将可能发生的信用风险降低到最低。
4.6.5合同履行结束后,所有与该合同有关的材料.包括合同原件、客户资信材料、信用记录,以及签收记录的提送货单、发票、往来信函,传真复印件和各种相关材料都要保存。合同履行完毕或合同的权利义务终止后(包括合同签订后其中一方违约造成合同不能的情况,最终合同履行结束),相关部门按档案管理规定的分类形式、格式标准整理合同档案,并按档案管理要求的时间及方式移交档案部门归档。
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4.6.6 不能履行合同指定专人负责解决,并规定解决期限。在期限内确定无法解决的问题,应当立即报告公司领导,由公司领导指定有关部门配合解决,并提出具体方案,首先无论什么原因致使合同不能履行,还是合同执行过程中其他因素引发的合同争议,各方均应首先采用协商、调解方式解决。协商或调解能够达成一致时,应依合同订立程序订立书面协议。协商或调解不能达成协议时,可依合同约定进行仲裁或诉讼。对重大过失、重大过错相关公司内部追究相关责任。
4.7商账管理制度
4.7.1目的
为保证公司能最大可能的利用客户信用拓展市场,以利于公司的产品销售,同时又要以最小的坏账损失代价来保证公司资金安全.防范经营风险,并尽可能的缩短应收账款占用资金的时间,加快企业资金周转,提高企业资金的使用效率,特制定本制度。
4.7.2 适用范围
本制度所称应收账款,包括发出产品赊销所产生的应收账款和公司经营中发生的各类债权。具体有应收销货款、预付账款、其他应收款三个方面的内容。
4.7.3应收账款管理职能分布
应收账款的管理部门为公司的信用管理部,财务部负责数据传递、应收款回款监督和信息反馈,经营部负责客户的联系和款项催收,信用管理部负责客户信用额度的确定。
4.7.4内容
(一)应收账款的管理
1)在市场开拓和产品销售中,凡利用信用额度赊销的,必须由经办信用管理员先填写赊销《信用额度申请表》 ,由信用管理小组负责人严格按照预先每个客户评定的信用限额内签批后,仓库、信管、财务部方可凭单办理发货手续;
 
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2)财务部每十天对照《信用额度期限表》核对一次债权性应收账款的回款和结算情况,严格监督每笔账款的回收和结算。及时把应收回来的账款和开出的发票录入系统。
3)凡前次赊销未在约定时间结算的,除特殊情况下客户能提供可靠的资金担保外,一律不再发货和赊销。
4)营销员在签定合同和组织发货时,都必须参考信用等级和授信额度来决定销售方式,所有签发赊销的销售合同都必须信用管理部签字方可盖章发出。
5)对信用额度在50万元以上,信用期限在1个月以上的客户,信管部每年应不少于走访一次;信用额度在100万以上的信用期限在1个月以上的,除营销部走访外,信管部负责人(在有可能的情况下)每年必须走访一次以上。在客户走访中,应重新评估客户信用等级的合理性和结合客户的经营状况、交易状况及时调整信用等级,并根据管理要求填写“客户满意度调查表”。
6)财务部门应于月后5日前提供一份当月尚未收款的《应收账款账龄明细表》,提交给信用管理部、经营部经理。
7)信管部严格对照《信用额度表》和财务部报来的《账龄明细表》,及时核对、跟踪赊销客户的回款情况,对未按期结算回款的客户及时联络和反馈信息给部门经理。
8)信用管理员在与客户签定合同协议书时,应按照《信用额度表》中对应客户的信用额度和期限约定单次销售金额和结算期限,并在期限内负责经手相关账款的催收和联络。
9)信用管理员在外出收账前要仔细核对客户欠款的正确性,不可到客户处才发现数据差错,有损公司形象。外出前需预先安排好路线经经营部经理同意后才可出去收款;款项收回时信用管理员需整理己收的账款,并填写应收账款回款明细表。
 
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10)清收账款由信用管理员统一安排路线和客户,并确定返回时间,信用管理员在外清收账款,每到一客户,无论是否清结完毕,均需随时向部门主管电话汇报工作进度和行程。
11)信用管理员收账时应收取现金或票据,若收取银行票据时应注意开票日期、票据抬头及其金额是否正确无误,如不符时应及时联系退票并重新办理。若收汇票时需客户背面签名,并查询银行确认汇票的真伪性;如为汇票背书时要注意背书是否清楚,注意一次背书时背书印章是否与汇票抬头一致,背书印章是否为发票印章。
12)收取的汇票金额大于应收账款时非经经营部经理同意,现场不得以现金找还客户.而应作为暂收款收回,并抵扣下次账款。
l3)收款时客户现场反映价格、交货期限、质量、运输问题,在营销权限内时可立即同意,若在权限外时需立即汇报经营部经理,并在不超过3个工作日内给客户以答复。如属价格调整,回公司应立即填写价格调整表告知相关部门并在相关资料中做好记录。
(二)商账追收
l)对拖欠账款的追收,要采用多种方法清讨,催收账款责任到位。对己发生的应收账款,可按其账龄和收取难易程度,逐一分类排序.找出拖欠原因,明确落实催讨责任。对于确实由于资金周转困难的企业,应采取订立还款计划,限期清欠.采取债务重整策略。应收账款的最后期限,不能超过回款期限的1/ 3 (如期限是 60 天,最后收款期限不能超过80天);如超过,即马上采取行动追讨。
 2)财务部门负责应收账款的计划、控制和考核。信用管理员是应收账款的直接责任人,公司对信用管理员考核的最终焦点是收现指标。货款回收期限前一周,电话通知或拜访负贵人,预知其结款日期,井在结款日按时前往拜访。
 
 
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2) 追款三步骤:
a.电话联系沟通,并进行债务分析
信用管理员要适时与客户保持电话联系,随时了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等信息并分析客户拖款征兆。
b.信函:期限、实地考察、保持压力、确定追付方式
信用管理员要对客户进行全程跟进,尽早与客户接触,与客户开诚布公的沟通,并且给予客户一个必须按时支付货款的正确观念。
c.走访:资信调杳、合适的催讨方式
信用管理人员要定期探访客户,客户到期未付款,应按时上门收款,或电话催收。即使是过期一天.也应马上追收,不应有等待的心理。遇到客户风险时,采取风险预繁和时时、层层上报制,在某个责任人充分了解、调查、详细记录客户信用的情况下,由信管部负责人及时对下属申报的问题给予指导和协助。
4.7.5对己拖欠款项的处理事项
文件:检查被拖欠款项的销售文件是否齐备;
收集资料:要求客户提供拖欠款项的事由,并收集资料以证明其正确性;  
追讨文件:建立账款催收预案。根据情况不同,建立三种不同程度的追讨文件一一预告、警告、律师函,视情况及时发出;
最后期限:要求客户了解最后的期限以及其后果,让客户明确最后期限的含义;
要求协助:使用法律手段维护自己的利益,进行仲裁或诉讼。
4.7.6预警管理
每一客户会计年度终结.必须取得欠款人对所欠款的书面确认。
任何应收款应在发货之日起一年到账,逾期一律报告公司总经理,并通知公司法律顾问启动催讨程序。
 
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4.7.7 坏账管理
1)营销人员和信用管理人员负责对自己经手赊销营销的账款回收,为此,应定期或不定期地对客户进行访问(电话或上门访问,每季度不得少于两次),访问客户时,如发现客户有异常现象,应自发现问题之日起 l 日内填写“问题客户报告单”,并建议应采取的措施,或视情况填写“坏账申请书”呈请批准,由经营部审查后提出处理意见,凡确定为坏账的须报总经理室批准后按相关财务规定处理。
2)信用管理人员和营销人员因疏于访问,未能及时掌握客户的情况变化和通知公司,致公司蒙受损失时,信用管理人员和营销人员应负责赔偿该项损失。有难度的,由总经理室视情况确定赔偿损失额。
 3)信管部应全盘掌握公司全体客户的信用状况及来往情况,营销人员对于所有的逾期应收账款,应由各个经办人将未收款的理由,详细陈述于账龄分析表的备注栏上,以供公司参考,对大额的逾期应收账款应特别书面说明,并提出清收建议,否则此类账款将来因故无法收回形成呆账时,信用管理人员应负责赔偿。有难度的,由总经理室视情况确定赔偿损失额。
4)信用管理员发现发生坏账的可能性时应争取时效速报经营部经理,及时采取补救措,如客户有其他财产可供作抵价时,征得客户同意立即协商抵价物价值,妥为处理避免更大损失发生。但不得在没有担保的情况下,再次向该客户发货,否则相关损失由营销员负责全额赔偿。
5)“坏账申请书”填写一式三份,有关客户的名称、号码、负责人姓名、营业地址、电话号码等,均应一一填写消楚,并将申请理由的事实、不能收回的原因等,做简明扼要的叙述,经信管部负责人批准后,连同账单或差额票据转交清欠办处理。
 
 
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6)凡发生坏账的,应查明原因,如属信用管理员责任心不强造成,于当月份计算信用管理员成绩时,应按坏账金额的10%先予扣减信用管理员的营销提成。 4.7.8应收账款交接制度
1)信用管理员岗位调换、离职,必须对经手的应收账款进行交接,凡人员调岗,必须先办理包括应收账款、库存产品等在内的工作交接,交接未完的,不得离岗,交接不清的,责任由交者负责,交接清楚后,责任由接替者负责。凡离职的,应在30天日内向公司提出申请,批准后办理交接手续,未办理交接手续而自行离开者其薪资和离职补贴不予发放,由此给公司造成损失的,将依法追究法律责任。离职交接依最后在交接单上批示的生效日期为准,在生效日期前要交接完成,若交接不清又离职时,仍将依照法律程序追究当事人的责任;信用管理员提出离职后须把经手的应收账款全部收回或取得客户付款的承诺担保,若在 1个月内未能收回或取得客户付款承诺担保的就不予办理离职。
2)离职信用管理员经手的坏账理赔事宜如己取得客户的书面确认,则不影响离职手续的办理,其追诉工作由接替人员接办。理赔不因经手人的离职而无效。
3 ) “离职移交清单”至少一式三份,由移交、接交人核对内容无误后双方签字,并监交人签字后,保存在移交人一份,接交人一份,公司档案存留一份。
4)信用管理员接交时,应与客户核对账单,遇有疑问或账目不清时应立即向信用管理部经理反映,未立即呈报,有意代为隐瞒者应与离职人员同负全部责任。
 5)公司各级人员移交时,应与完成移交手续并信用管理部经理认可后,方可办理相关的离职手续。
 6)信用管理员办交接时由信管组负责人监督;移交时发现有贪污公款、短缺物品、现金、票据或其他凭证者,除限期赔还外,情节重大时依法追诉民、刑事责任。
 
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7)应收账款交接后一个月内应全部逐一核对,无异议的账款由接交人负责接手清收,交接前应核对全部账目报表,有关交接项目概以交接清单为准,交接 清单若经交、接、监三方签署盖章即视为完成交接,日后若发现账目不符时由接交人负责。
4.8 责任追究制度
4.8.1 为了防范和控制在合同签订及履行的过程中发生失信违法行为,避免公司的经营受到损失,特参加《合同法》等相关法律,制定本失信违法责任追究制度。 4.8.2失信违法行为可能表现形式:
n 以欺诈、胁迫的手段订立合同,损害公司利益的。
n 以虚假的担保订立合同,骗取公司货物及财产的。
n 物资采购中,对方提供的物资不符合质锹要求的。
n 对方违法后.不及时采取补救措施的。
n 有证据证明,对方在经营过程中有下列情形的:
① 经营状况严重恶化;
② 转移财产、抽逃资金、以逃避债务;
③ 丧失商业信誉;
④ 及债务的能力;
4.8.3对对方失信违法行为可采取的措施
n 取消赊帐条件.并要求对方提供必要的担保;
n 按双方签订的合同、协议等文件内容相关条款执行;
n 双方协商处理等。
4.8.4 相关文件
n 《客户信用申请表》、《客户调查表》、《客户信用审批表》
n 《资产负债表》、《损益表》、《现金流量表》
n 《档案管理制度》、《 财务管理制度 》
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4.8.5 附则
本制度最终解释权归公司管理部。自即日起颁布实施。
 

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